كل يوم ، يتم إرسال واستقبال عدد مذهل من رسائل البريد الإلكتروني في جميع أنحاء العالم. في حين أن قدرا كبيرا من هذه الرسائل غير رسمية بين الأصدقاء ، فإن الغالبية لأغراض تجارية. سواء كنت ترسل بريدا إلكترونيا إلى شخص تعمل معه أو تتقدم لوظيفة جديدة أو تجري اتصالات جديدة ، فإليك بعض القواعد العامة التي يجب اتباعها عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني الإنجليزية ...
1. تعرف على لهجتك
ضع في اعتبارك دائما من تكتب إليه وقم بتكييف لغتك وفقا لذلك. رسائل البريد الإلكتروني أقل رسمية من الرسائل ، لذلك لا بأس من بدء بريدك الإلكتروني ب "مرحبا" أو "صباح الخير" - ولكن قد يكون من الأفضل كتابة "عزيزي ..." إذا كنت ترسل بريدا إلكترونيا إلى شخص ما لأول مرة أو إذا كان أكبر منك. وبالمثل ، فإن إنهاء رسائل البريد الإلكتروني ب "أطيب / أطيب التحيات" بدلا من "تفضلوا بقبول فائق الاحترام / بأمانة" يعمل بشكل جيد ، مع كون الأخير أكثر ملاءمة لبريد إلكتروني رسمي. مهما كانت العلاقة ، لا تشعر بالإغراء لاستخدام التعبيرات العامية الهادئة مثل "مرحبا يا رفاق" أو "يو!" أو "مرحبا يا رفاق".
2. كل شيء عن العناوين
من الشائع بشكل متزايد استخدام الأسماء الأولى في الاتصالات التجارية الدولية ، لذلك لا تخف من القيام بذلك. عنوان آخر يجب مراعاته هو رأس موضوع البريد الإلكتروني الخاص بك: يعد النص القصير والواضح أمرا مهما لأن الأشخاص المشغولين غالبا ما يقررون ما إذا كانوا سيفتحون بريدا إلكترونيا اعتمادا على رأس الموضوع. تتضمن أمثلة عنوان الموضوع الجيد "تم تغيير تاريخ الاجتماع" أو "سؤال سريع حول عرضك التقديمي" أو "اقتراحات للاقتراح".
3. استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافي
إذا كنت تعمل في شركة ، فستستخدم عنوان البريد الإلكتروني لشركتك. ولكن إذا كنت تستخدم حساب بريد إلكتروني شخصي لأنك تعمل لحسابك الخاص أو تبحث عن وظيفة جديدة ، فيجب أن تكون حذرا عند اختيار هذا العنوان.
يجب أن يكون لديك دائما عنوان بريد إلكتروني يتضمن اسمك حتى يعرف المستلم بالضبط من يرسل البريد الإلكتروني. عناوين البريد الإلكتروني التي أنشأتها أثناء وجودك في المدرسة أو الكلية (IloveJohn@... أو "Beerlover@...) ليست مناسبة لمكان العمل!
4. الحد من الحديث الصغير
يمكن أن يساعد الحديث الصغير في بناء العلاقات ولكن لا يلزم أن يكون شخصيا بشكل مفرط. عادة ما تكون عبارة "أتمنى أن تكون بخير" أو "كيف هي الأشياء؟" كافية. أيضا ، كن حذرا مع الفكاهة لأنها يمكن أن تضيع بسهولة في الترجمة دون النغمة الصحيحة أو تعبيرات الوجه التي تصاحب الاجتماعات وجها لوجه. من الآمن ترك الفكاهة من رسائل البريد الإلكتروني إلا إذا كنت تعرف المستلم جيدا.
5. حافظ على البساطة
تهدف رسائل البريد الإلكتروني إلى كتابتها وقراءتها وفهمها بسرعة ، لذا قم بتضمين التفاصيل المهمة فقط - وتجنب تشبع رسالتك بمعلومات غير ضرورية.
6. تدقيق كل رسالة
تحقق دائما من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قبل الضغط على إرسال. اقرأ بريدك الإلكتروني وأعد قراءته عدة مرات ، ويفضل أن يكون ذلك بصوت عال ، للتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو نحوية. ولا تعتمد أبدا على التدقيق الإملائي التلقائي ؛ لا يفهم برنامج التدقيق الإملائي دائما سياق كتابتك ويمكن أن يرميك باقتراحات غير صحيحة.
بريد إلكتروني سعيد.
